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Fallstudie · KI-Vertriebsautomation · Rhein-Main

Mehr Termine. Mehr Abschlüsse. Weniger Chaos.

Wie wir für ein B2B-Vertriebsteam ein maßgeschneidertes KI-Sales-Tool entwickelt haben — von der ersten Anfrage bis zum laufenden System.

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sales-funnel.ventas-webdesign.de · KI-Gesprächsassistent
KI-Gesprächsassistent mit Live-Coaching — B2B Sales Tool
55+
Gesprächsschritte
7
Entscheider-Typen
100 %
Echtzeit KI-Analyse
3 in 1
Assistent · CRM · Analytics
DSGVO
Ihr eigener Webserver
Die Ausgangssituation

Vertrieb per Telefon — aber ohne System.

Ein B2B-Vertriebsteam akquiriert täglich Geschäftskunden — per Telefon, strukturiert, unter Zeitdruck. Das Problem: Prozesse, die Zeit kosten statt Abschlüsse bringen.

Unstrukturierter Vertriebsalltag — Sketch
✗

Das Problem

  • Gesprächsleitfäden in Word-Dokumenten
  • Leads in Excel-Tabellen verwaltet
  • Manuelle Dateneingabe nach jedem Call
  • Kein Überblick über Team-Performance
  • Verlorene Leads, inkonsistente Gespräche
Sauberes System — aufgeräumter Arbeitsplatz
✓

Das Ziel

  • Ein System statt drei Tools
  • KI-Coaching direkt im Gespräch
  • Automatische Lead-Erfassung
  • Messbare Ergebnisse pro Agent
  • Keine Daten bei Drittanbietern
Der Auftrag

Drei Anforderungen. Ein System.

Kein Third-Party-CRM, keine monatlichen Lizenzkosten, keine Daten bei Drittanbietern — und trotzdem alles, was ein modernes B2B-Vertriebsteam braucht.

◉

Gesprächsführung

Strukturiert, wiederholbar, für jeden Agenten sofort nutzbar — mit KI-Coaching in Echtzeit, das auf die aktuelle Gesprächssituation reagiert.

◈

Lead-Verwaltung

Zentral, teamfähig, mit vollständiger Call-Historie und automatischem Lead-Scoring — keine manuellen Übertragungen mehr.

◐

Team-Analyse

Wer performt wie, welche Argumente wirken, wo liegt Potenzial — messbar, auf einen Blick, exportierbar als PDF.

Das Tool im Einsatz

So sieht es aus — live im Browser.

Der KI-Gesprächsassistent läuft direkt im Webbrowser — kein Download, kein Setup. Agenten öffnen das Tool, wählen den Gesprächstyp und werden Schritt für Schritt durch den Call geführt.

🔒 sales-funnel.ventas-webdesign.de · KI-Gesprächsassistent
CRM-Dashboard — B2B Sales Tool von Ventas Webdesign Dashboard · Kundenverwaltung & CRM
Gesprächsführung
Schritt-für-Schritt-Leitfaden mit KI-Coaching in Echtzeit
CRM integriert
Lead-Erfassung und Call-Historie direkt im selben Tool
Kein Setup
Browser öffnen, einloggen, loslegen — auf jedem Gerät
Jetzt anrufen
Die Lösung

Was das Tool kann.

Ein webbasiertes B2B-Sales-Tool, vollständig auf die Prozesse des Teams zugeschnitten — von der Telefonzentrale bis zum Terminabschluss. Alles in einem System. Alles in Echtzeit.

📞

KI-Gesprächsassistent

Ein interaktiver Entscheidungsbaum führt die Agenten Schritt für Schritt durch das Gespräch — 55+ Schritte, 7 Entscheider-Typen, fertige Einwandsantworten. Claude AI (Anthropic) analysiert die Situation in Echtzeit und gibt konkrete Coaching-Hinweise direkt auf dem Bildschirm.

🖥

CRM & Lead-Verwaltung

Leads anlegen, suchen, filtern, priorisieren — mit automatischer Duplikat-Erkennung, vollständiger Call-Historie und einem Lead-Score, der sich aus Gesprächsdaten automatisch berechnet. Wiedervorlagen, Terminvereinbarungen und ICS-Kalenderexport direkt integriert.

📊

Team-Analytics

Win-Rate, durchschnittlicher AI-Score, Gesprächsdauer — pro Agent, auf einen Blick. Dazu eine A/B-Analyse, welche Argumentationen, Entscheider-Typen und Tageszeiten die besten Ergebnisse liefern. Monatsberichte als PDF auf Knopfdruck.

🔒

Sicherheit & Kontrolle

Rollenbasierte Benutzerverwaltung, automatische Session-Trennung nach Inaktivität, vollständiges Login-Protokoll im Admin-Panel. Alle Daten liegen auf einem eigenen Server — kein Cloud-Abo, keine Abhängigkeit von Drittanbietern.

Wie wir es gebaut haben

Schlanke Architektur. Maximale Kontrolle.

01

Anforderungsanalyse

Direkt mit dem Team: Was bremst den Vertrieb? Was kostet Zeit? Was muss vom ersten Tag an funktionieren?

→
02

Iterative Entwicklung

Jede Funktion — vom Login bis zur automatischen Session-Trennung — direkt mit dem Team getestet und angepasst.

→
03

KI-Integration

Claude Haiku API (Anthropic) für Echtzeit-Coaching. PHP-Backend mit SQLite, kein Framework-Overhead, kein Vendor Lock-in.

→
04

Go-live & Betrieb

Deployment per FTP auf Standard-Webhosting. Läuft seit Tag 1. Keine Einarbeitungszeit, keine Lizenzkosten.

Frontend
Single-Page-App · Vanilla JS · Kein Framework
Backend
PHP · SQLite · Apache Basic Auth
KI
Claude Haiku API (Anthropic) · Echtzeit-Coaching
Hosting
Ihr eigener Webserver · Direkt einsatzbereit · Keine Zusatzkosten
Das Ergebnis

Ein System, das täglich läuft.

Ein laufendes System, das täglich im Einsatz ist. Keine Einarbeitungszeit, keine Lizenzkosten, keine Daten bei Drittanbietern. Und ein Vertriebsteam, das jetzt genau weiß — wer was wie gut macht.

✓

Keine Lizenzkosten

Einmalige Entwicklung, dauerhafter Betrieb — keine monatlichen SaaS-Gebühren, kein Vendor Lock-in.

✓

Volle Datenkontrolle

Alle Gesprächs- und Kundendaten auf dem eigenen Server — DSGVO-konform, kein Cloud-Abo.

✓

Messbare Performance

Erstmals klare Daten: Welche Argumente wirken? Welche Agenten performen? Wo liegt echtes Potenzial?

Direktvergleich

Maßlösung vs. HubSpot & Salesforce.

Was ist der Unterschied zwischen einem maßgeschneiderten B2B-Sales-Tool und Standard-CRMs? Dieser Vergleich zeigt die wesentlichen Punkte auf einen Blick.

Kriterium Maßlösung (Ventas) HubSpot Sales Hub Salesforce Sales Cloud
Kosten Einmalig ab 3.000 € ① ab 90 €/Nutzer/Monat ab 150 €/Nutzer/Monat
Datenspeicherung Eigener Server Cloud (USA/EU) Cloud (USA)
DSGVO-Konformität ✓ Vollständig Eingeschränkt Eingeschränkt
KI-Gesprächscoaching ✓ Integriert ✗ Nicht vorhanden Kostenpflichtig extra
Anpassbarkeit 100 % maßgeschneidert Begrenzt Komplex, kostenintensiv
Vendor Lock-in ✓ Keiner ✗ Hoch ✗ Hoch
Einrichtungszeit 4–8 Wochen ② 2–6 Wochen 3–6 Monate
Live Training / Einarbeitung ✓ Inbegriffen Kostenpflichtig extra Kostenpflichtig extra
Persönlicher Ansprechpartner ✓ Direkt Standard-Support Standard-Support

Preisangaben Mitbewerber: Stand 2025, Einstiegstarife. Abweichungen je nach Team-Größe und Vertrag möglich.

1 wahlweise auch als Miet- /Leasingvariante erhältlich. Sprechen Sie uns gerne an!

2 inkl. Live Training Ihrer Agenten (Online — wahlweise Zoom oder MS Teams) — oder vor Ort in Ihren Räumen

Häufige Fragen

Fragen & Antworten.

Was ist KI-Vertriebsautomation?
KI-Vertriebsautomation verbindet klassische Vertriebsprozesse mit künstlicher Intelligenz. Statt Excel-Listen und Word-Leitfäden arbeitet Ihr Team mit einem webbasierten Tool, das Gespräche strukturiert, Leads automatisch erfasst und in Echtzeit KI-Coaching liefert — alles auf Ihrem eigenen Server.
Was kostet ein maßgeschneidertes B2B-Sales-Tool?
Die Entwicklung erfolgt als Einmalprojekt ohne laufende Lizenzkosten. Der genaue Preis hängt von Ihren Anforderungen ab — typische Projekte liegen zwischen 3.000 und 10.000 €. Im Vergleich zu monatlichen SaaS-Abos amortisiert sich das Investment schnell.
Was ist der Unterschied zu HubSpot oder Salesforce?
Standard-CRMs wie HubSpot oder Salesforce bieten generische Funktionen — oft zu viel, oft das Falsche, immer mit monatlichen Kosten. Unser Ansatz: ein Tool, das exakt Ihre Prozesse abbildet, auf Ihrem eigenen Server läuft und keine Daten an Dritte überträgt. Keine Lizenzkosten, keine Cloud-Abhängigkeit.
Wie lange dauert die Entwicklung eines Sales-Tools?
Ein erstes funktionsfähiges System ist in der Regel in 4–8 Wochen einsatzbereit. Die genaue Zeitlinie hängt vom Umfang und der Komplexität Ihrer Anforderungen ab. Wir entwickeln iterativ — erste Ergebnisse sehen Sie früh im Prozess.
Ist das Tool DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten — Gesprächshistorie, Leads, Nutzerverhalten — liegen auf Ihrem eigenen Webserver. Kein Cloud-Abo, kein Datentransfer zu Drittanbietern. Die einzige externe Verbindung ist die KI-API (Anthropic), die Gespräche analysiert, aber keine Kundendaten speichert.
Für wen eignet sich ein maßgeschneidertes KI-Sales-Tool?
Primär für B2B-Vertriebsteams, die täglich telefonisch akquirieren und bisher mit Excel, Word oder mehreren nicht integrierten Tools arbeiten. Ideal ab 3–5 Agenten — dann amortisiert sich die Investition besonders schnell.

Sie haben ähnliche Anforderungen?

Wir entwickeln Tools, die exakt zu Ihren Prozessen passen — nicht umgekehrt. Eine erste 30 Minuten Beratung, kostenlos, unverbindlich.

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